Funciones de la Administración Ejemplos Prácticos

Publicado por Fabián en

Funciones Administrativas

¿Cuáles son las Funciones de la Administración?. ¡Revisa las 5 funciones administrativas, ejemplos prácticos y Habilidades del Administrador¡

La administración cumple con diversas acciones y operaciones, que busca aumentar la eficiencia y eficacia de todos sus procesos. Pero para que exista un correcto proceso administrativo es necesario que se cumplan las 5 funciones identificadas por Henri Fayol “El padre de la administración moderna”

Denominado así por sus múltiples aportes en el pensamiento administrativo.

A continuación, enunciamos un resumen de las diferentes Funciones de la Administración:

1)  Planificación

La planificación es considerada una de las más importantes funciones en la administración. Motivo por el cual, desde esta labor nace cualquier tipo de proyecto o acción que desea realizar la empresa. Se debe tener una visión de futuro, previniendo consecuencias o inconvenientes. A través de estrategias y un plan de acción preciso.

La planificación administrativa puede ser flexible, pero al mismo tiempo debe asegurar el logro de los objetivos planteados. Identificando de forma clara el problema, revisando escenarios adversos que pueden suscitarse. Además, de definir diversas estrategias para que se pueda controlar los recursos necesarios y cumplir con los objetivos. Todo esto según lo planificado, que puede ser a mediano o largo plazo.

Ejemplo:

La Empresa “Tecnology Uiog” dedicada a la venta de productos tecnológicos. Tiene como objetivo posicionarse en la ciudad de Quito; Por lo que realiza la contratación de servicios de planificación estratégica con la Empresa Contabilidad de Servicios.com.

La planeación estratégica radica, al realizar un análisis de mercado. Determinando que uno de los mayores problemas existentes, es la competencia con 2 grandes marcas que son: Almacenes “El Descuento UIO” y Mundo Tecnológico.

A partir de aquello La Empresa de Administración, recomienda a “Tecnology Uiog” contratar los servicios de una Empresa de Marketing Digital. Para que ayude a posicionar la marca.

La Agencia Digital efectúa un análisis y considera que lo más oportuno es realizar el pago de publicidad en redes sociales. De mayor impacto en la ciudad de Quito; Además, efectuar un diseño y desarrollo web de la empresa. Mediante la optimización de la página web con aplicación SEO.

Se tiene a disposición la cantidad de USD 400,00 mensuales durante 6 meses para publicitar en las redes sociales. Y la contratación de los servicios de la Consultoría de Marketing con un presupuesto de USD 1.500,00.

En los siguientes 3 meses se procederá a evaluar los productos en stock con menos rotación, en los locales de atención. Para incluirlos en promociones de ventas de nuevos artículos, coordinando este trabajo con el área de finanzas y contabilidad, ventas y la administración de la empresa. Para posteriormente ser aprobado por la gerencia administrativa.

En el lapso de tiempo de un año. Se evaluará el impacto del resultado obtenido. Para tomar en consideración si se mantiene o se modifica; De acuerdo a los objetivos de la empresa.

2)  Organización

Funciones de la Administración, la Organización
Organización, Funciones de la Administración

La aplicación de la organización en administración, se considera una pieza clave para que la entidad perdure en el tiempo. Debido que el orden y la disciplina en una organización permite ocupar sus recursos de una manera más eficiente.

La organización no es más que el correcto uso de la estructura de una empresa, tanto material como social. Buscando siempre como objetivo la optimización de recursos y utilidad neta.

Ejemplo:

La Empresa “Mueblería Madero UIO”, cuenta con 3 trabajadores operarios y el dueño administrador de la Mueblería.

Un cliente solicita la compra de 200 sillas. 50 sillas en el momento y 150 sillas restantes para el fin de mes.

El dueño, revisa el stock de sillas en el sistema y se percata que cuenta con las 50 sillas disponibles en el momento. Entonces se compromete a entregar las 150 sillas restantes en el fin de mes.

Al momento del despacho el operario certifica que existe físicamente 30 sillas. Y que se produce apenas 80 sillas cada mes, debido a la falta de material de trabajo. En ese momento el cliente solicita la devolución del dinero y se dirige a comprar las sillas en otra Mueblería.

Ese momento el dueño de la Mueblería, decide contratar un administrador y un contador.

La organización funcional radica ahora que el administrador delega. Al personal operativo realizar un inventario cada viernes de semana. Rotando en esta función al operario cada 7 días. Entonces el contador público debe verificar el inventario físico con los existentes en el sistema.

Además, la administración solicita al contable. Constatar el tiempo de producción para fabricar cada silla por parte del operario; Y así presionar una mayor producción.

Todo con la finalidad de aplicar la comunicación y verificación de los productos. Entre los operarios, contabilidad y la dirección.

3)  Dirección

La dirección es otra de las funciones de la administración, que se encarga de dirigir a los subordinados. Mediante mensajes claros y oportunos, que permitan una devolución en acciones por parte de los trabajadores.

Además, es importante saber guiar al grupo mediante la motivación, buscando un buen ambiente laboral. Y a su vez una mayor productividad en sus labores. También, es necesario hacer cumplir los lineamientos, con los cuales la entidad se siente identificado. Para así aplicar una buena ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

Ejemplo:

La Compañía “Solution IGK”, es una empresa de servicios. La cual tiene una estructura organizacional conformada por el Gerente General, encargado de hacer cumplir el correcto funcionamiento de la empresa a través de sus diferentes áreas y la toma de decisiones referente a la organización.

Entre las áreas de la empresa tenemos al jefe de departamento de marketing, que tiene 2 asistentes. El primero se encarga de las promociones y proveedores y el segundo del manejo de redes sociales.

Además, existe 1 jefe de departamento de Contabilidad. El mismo tiene a su cargo 3 asistentes; El primero se encarga de las cuentas bancarias, el segundo el manejo de activos fijos y el tercero se encarga de pagos y cobranzas.

La Dirección aplica en que cada jefe de departamento, se encarga de la supervisión del correcto cumplimiento de las funciones de sus asistentes. Teniendo la necesidad de corregirlos y reforzarlos para que entreguen una mayor productividad a la empresa.

Así también, los jefes de departamento deben reportar los resultados y novedades de su grupo de trabajo. Para que gerencia general se encargue de tomar las decisiones, en beneficio de la empresa.

Las Funciones de la Administración

4)  Coordinación

Hace referencia especial al recurso humano o al TRABAJO EN EQUIPO. A la importancia del funcionamiento de cada área o puesto laboral, para cumplir un objetivo en común.

La coordinación es la encargada de unir esfuerzos y que cada departamento, área o grupo de trabajadores. Se sienta identificado con ese objetivo; Aportando con resultados a las funciones que realizan, para así lograr una mayor rentabilidad y eficiencia en la empresa.

Ejemplo:

La Empresa “Limpiecito Mia” se dedica a la producción de artículos de limpieza de pisos y muebles. Los operarios se encargan de producir los artículos para la venta en el mercado.

Cada vez que los operarios realizan el despacho de un nuevo lote de productos. Se registra y se verifica en el sistema por el contador de costos; Y es revisado físicamente por el jefe de producción.

Al realizar este proceso administrativo, los productos se encuentran listos para su comercialización. Posteriormente son reportados al departamento de marketing para que asignen precios y promociones.

Entonces se solicita a bodega, distribuir los productos a los diferentes puntos de venta que entrega la empresa.

En los puntos de venta, el encargado verifica la mercadería y realiza el pago mediante cheque o transferencia bancaria. Los cuales son depositados en la cuenta bancaria de la Empresa “limpiecito Mia” por el asistente de cobranzas.

Como se puede evidenciar en este ejemplo, existen diferentes áreas con diferentes funciones en una empresa. Sin embargo, todas son importantes en este proceso; Para lograr los objetivos que se ha trazado la organización.

5)  Control

El control administrativo es el encargado de monitorear, que todas las funciones administrativas o tareas planificadas se cumplan. Según los lineamientos de la empresa.

El control en la administración es el encargado de supervisar y verificar que todos los planteamientos o funciones de la administración se efectúen. Al igual que analizar y reportar todas las novedades o posibles desviaciones de lo planificado; Para así corregir y establecer mejoras.

Ejemplo:

La empresa citada anteriormente “Tecnology Uiog” dedicada a la venta de productos tecnológicos. Tuvo una supervisión a los elementos de administración, por parte de la administración general; Donde encontró las siguientes novedades:

  1. Las ventas fueron menores a las planificadas.
  2. La publicidad realizada en las redes sociales, no tuvieron la acogida esperada.

En este punto el administrador de empresas toma acciones, para que se cumpla lo planificado. Solicita a los vendedores que realicen un seguimiento postventa, para crear fidelidad con el cliente. Contemplando el regreso del cliente para que adquiera nuevos productos

Además, se reúne con la empresa de marketing y solicita que se efectúe publicaciones más atractivas. La consultora acepta la petición y también recomienda aplicar nuevas estrategias de email marketing; A lo cual la administración aprueba para que se aplique esta recomendación.

Estas acciones serán revisadas trimestralmente, todo con la finalidad de que se cumpla con los objetivos que busca la empresa.

Antes de continuar con los detalles de las funciones de la administración. Ponemos a consideración un nuevo post. QUÉ ES EMPRENDIMIENTO CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS

Habilidades de un Administrador

Para trabajar en empresas comerciales y cumplir con las funciones administrativas eficientes. Desde nuestro punto de vista, los administradores deben poseer las siguientes habilidades:

1) Habilidad para Actuar ante los Problemas

Al ejercer las actividades de administrador en una empresa, el profesional administrativo se va a encontrar con muchos contratiempos en su camino. Sin embargo, allí es donde se va a ver el coraje y la tenacidad para saber actuar con eficiencia antes las adversidades; Y no permitir que estas irrumpan los objetivos planteados por la organización.

2) Trabajar en Equipo

Para el administrador es muy importante efectuar el TRABAJO EN EQUIPO. Pues él como cabeza principal no puede concentrar todas las responsabilidades. Siempre será recomendable laborar en un ambiente hostil y con la característica grupal. Tomando en consideración, que si tienes exceso de trabajo o equivocaciones, la misma agrupación podrá socorrer en esos momentos difíciles.

3) Compromiso Ético

La ética profesional es una de las cualidades más importantes que deben tener los administradores. Razón por la cual, es quién debe dar ejemplo al realizar sus labores cotidianas; Con la mayor transparencia y sin sacar tajada de quienes te brindan la confianza.

Si en algún momento te quedas en la desocupación. Habrá otras instituciones comerciales que se fijen en ti; Recuerda, la ética y la honradez serán la mayor carta de presentación para las administraciones.

4) Habilidades Humanas

Otro punto no menos importante son las relaciones humanas. Es importante tener carisma, empatía y tolerancia  con las demás personas que trabajan en la empresa. Debes tomar en consideración que el talento humano; Es el motor principal para alcanzar los objetivos de la ADMINISTRACIÓN general.

Habilidades Humanas, Habilidades de un Administrador

5) Habilidades Técnicas

Al hablar de capacidades o destrezas técnicas nos referimos a todo el enfoque general que conlleva aplicar las funciones de la administración. Dicho de otro modo, nos referimos al cúmulo de conocimientos que se deben aplicar en el campo administrativo; Particularmente es poner por obra las capacidades aprendidas en la experiencia laboral y aulas universitarias.

6) Coordinación del Tiempo

Esta habilidad se refiere a disponer de manera eficiente el tiempo, en la serie de actividades que conlleva el trabajo de administrador. Tomando en consideración que en el área administrativa se pueden presentar labores imprevistas de última hora; Por esta causa es primordial aprovechar el espacio de tiempo que se ofrece a la empresa.

7) Habilidad para Comunicarse

El poder de la palabra y la comunicación son indispensables en cualquier campo de acción. Si el administrativo sabe llegar con el mensaje y las ideas al personal que tiene a su disposición. Se facilitará el cometido, para cumplir con los objetivos de la entidad.

En suma, también es valioso escuchar los puntos de vista del trabajador. Recuerda que escuchar otras opiniones puede contribuir en la toma de decisiones, para beneficio del tipo de administración.

8) Tener la Capacidad de Liderazgo

Otra aplicación principal dentro de las funciones administrativas y en especial en el área de administración y gestión, es EL LIDERAZGO. Puesto que la persona que se encuentra al mando, debe tener la capacidad de incentivar e influir dentro del personal asalariado; Para cumplir los objetivos empresariales en un contexto de valores.

9) Pensamiento Estratégico

Es muy significativo e indispensable aplicar las 5 funciones de la administración, si deseas alcanzar los propósitos de la marca. Empezando con la planificación, posteriormente la organización, siguiendo con la dirección, coordinación y finalmente el control de gestión.

Al realizar un proyecto empieza por analizar un FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas e inclusive Carencias). Entonces aplica la administración funciones y analiza diferentes aristas para encontrar las soluciones posibles.

10) Destreza para Efectuar Variedad de Funciones

Finalmente, el administrador de empresa, debe saber realizar varias actividades y controlar que se cumplan a cabalidad la administración de procesos. Considerando que la responsabilidad recae sobre él.

La junta general de accionistas o altos mandos, pedirán explicaciones sobre la gestión empresarial. En consecuencia para minimizar los riesgos, tendrá que supervisar las funciones que efectúan sus subalternos.

En recapitulación, cabe indicar que el administrador debe tener varias habilidades. Puesto que tiene a su cargo el manejo total de los recursos financieros, recursos humanos y técnicos de la empresa; Para llegar a alcanzar la visión empresarial.

Universidades en Estados Unidos para Estudiar Administración de Empresas

A continuación, vamos a exponer una lista de universidades de renombre en Estados Unidos. Para estudiar la carrera de Administración de Empresas y Negocios:

  1. University of Mississippi. Ubicación Oxford USA.
  2. University of Miami. Ubicación: Coral Gables, Florida USA.
  3. Northwest Missouri State University. Ubicada en: Maryville Missouri.
  4. New York University. Ubicada en: Greenwich Village, Manhattan.
  5. University of Michigan. Ubicación: Ann Arbor. Detroit, USA.
  6. Graceland University. Ubicación: Independence, USA, Lamoni.
  7. Stanton University. La ubicación: Garden Grove, USA.
  8. Apollos University. La ubicación: Great Falls, USA.
  9. Harward of University. Ubicada en: Cambridge, Massachusetts.
  10. Stanford of University. Ubicada en: Silicon Valley, California.
  11. Pensilvania of University. Se encuentra ubicada en: Filadelfia, Pensilvania.
  12. University of California, Berkeley. Se encuentra ubicada en Berkeley, California USA.
  13. University of California, Los Angeles (UCLA). Está ubicada en: Westwood, los Ángeles.
  14. University of Chicago. Está ubicada en Chicago, Illinois, USA.
  15. Columbia University in the City of New York. Ubicada en: Alto Manhattan, Nueva York.

Requisitos para Estudiar Administración de Empresas en Estados Unidos

Entre los diferentes requisitos para estudiar Administración de Empresas y Negocios en USA. Existen los siguientes:

  1. Título de secundaria.
  2. Aprobación del examen SAT. (Examen para admisión a las universidades en Estados Unidos).
  3. Aprobación del examen TOEFL. (Examen de evaluación del nivel de inglés).
  4. Realizar examen GMAT y GRE (Para el caso de masters en Estados Unidos).

Becas para Estudiar Administración de Empresas en USA

Finalmente te preguntarás. ¿Existen becas para estudiar Administración de Empresas y Negocios en Estados Unidos?

¡LA RESPUESTA ES SÍ!.

Siendo así, te presentamos los 3 tipos de becas:

  1. Becas Deportivas: Destinada a los estudiantes con alto nivel en deportes universitarios en USA.
  2. Becas Académicas: Es un tipo de beca ofrecida a los estudiantes con alto nivel académico.
  3. Becas Internacionales: Este tipo de becas son otorgadas a estudiantes extranjeros.

Gracias a este tipo de becas puedes financiar tus estudios universitarios en Estados Unidos.

Conclusiones:

Para que una organización administrativa pueda cumplir sus objetivos trazados. Es necesario aplicar minuciosamente el proceso de administración; Conocido también como las funciones de la administración de Henri Fayol.

  1. Planificar lo que quiere la empresa, con lo que conlleva las adversidades y estrategias para que pueda cumplir sus objetivos.
  2. Organizar correctamente los recursos materiales y humanos con la finalidad de aprovechar los mismos.
  3. Dirigir las diferentes áreas y departamentos para que se alineen con los objetivos de la empresa.
  4. Coordinar las actividades de cada empleado para que logre el objetivo de su área. Y de esa manera ayudar a cumplir los objetivos generales de la empresa.
  5. Controlar que se sigan los diferentes procesos y normas con los que se identifica la organización.

Tomando como referencia estas funciones del proceso administrativo. Hemos analizado la importancia de la administración. Por tal motivo, si queremos tener un modelo organizacional en nuestra empresa. Siempre será recomendable aplicarlo.

Para ejercer las funciones de un administrador de manera eficiente, es la capacitación continua. Por esta razón, siempre será recomendable estudiar en las mejores universidades.

Ahora que conocemos las Funciones de la Administración. ¿Sabemos el tema relacionado a QUÉ ES UNA EMPRESA, CLASIFICACIÓN Y EJEMPLOS

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Categorías: Administración

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