Funciones de la Administración Ejemplos Prácticos

Publicado por Fabián Pérez M. en

Funciones Administrativas

¿Cuáles son las Funciones de la Administración?. ¡Revisa en este post las 5 funciones administrativas con sus respectivos ejemplos prácticos ¡

La administración cumple con diversas acciones y operaciones, que busca aumentar la eficiencia y eficacia de todos sus procesos. Pero para que exista un correcto proceso administrativo es necesario que se cumplan las 5 funciones identificadas por Henri Fayol “El padre de la administración moderna”

Denominado así por sus múltiples aportes en el pensamiento administrativo.

A continuación, enunciamos un resumen de las diferentes Funciones de la Administración:

1)  Planificación

La planificación es considerada una de las más importantes funciones en la administración. Motivo por el cual, desde esta labor nace cualquier tipo de proyecto o acción que desea realizar la empresa. Se debe tener una visión de futuro, previniendo consecuencias o inconvenientes. A través de estrategias y un plan de acción preciso.

La planificación administrativa puede ser flexible, pero al mismo tiempo debe asegurar el logro de los objetivos planteados. Identificando de forma clara el problema, revisando escenarios adversos que pueden suscitarse. Además, de definir diversas estrategias para que se pueda controlar los recursos necesarios y cumplir con los objetivos. Todo esto según lo planificado, que puede ser a mediano o largo plazo.

Ejemplo:

La Empresa “Tecnology Uiog” dedicada a la venta de productos tecnológicos. Tiene como objetivo posicionarse en la ciudad de Quito; Por lo que realiza la contratación de servicios de planificación estratégica con la Empresa Contabilidad de Servicios.com.

La planeación estratégica radica, al realizar un análisis de mercado. Determinando que uno de los mayores problemas existentes, es la competencia con 2 grandes marcas que son: Almacenes “El Descuento UIO” y Mundo Tecnológico.

A partir de aquello La Empresa de Administración, recomienda a “Tecnology Uiog” contratar los servicios de una Empresa de Marketing Digital. Para que ayude a posicionar la marca.

La Agencia Digital efectúa un análisis y considera que lo más oportuno es realizar el pago de publicidad en redes sociales. De mayor impacto en la ciudad de Quito; Además, efectuar un diseño y desarrollo web de la empresa. Mediante la optimización de la página web con aplicación SEO.

Se tiene a disposición la cantidad de USD 400,00 mensuales durante 6 meses para publicitar en las redes sociales. Y la contratación de los servicios de la Consultoría de Marketing con un presupuesto de USD 1.500,00.

En los siguientes 3 meses se procederá a evaluar los productos en stock con menos rotación, en los locales de atención. Para incluirlos en promociones de ventas de nuevos artículos, coordinando este trabajo con el área de finanzas y contabilidad, ventas y la administración de la empresa. Para posteriormente ser aprobado por la gerencia administrativa.

En el lapso de tiempo de un año. Se evaluará el impacto del resultado obtenido. Para tomar en consideración si se mantiene o se modifica; De acuerdo a los objetivos de la empresa.

2)  Organización

Funciones de la Administración, La Organización.
Organización, Funciones de la Administración

La aplicación de la organización en administración, se considera una pieza clave para que la entidad perdure en el tiempo. Debido que el orden y la disciplina en una organización permite ocupar sus recursos de una manera más eficiente.

La organización no es más que el correcto uso de la estructura de una empresa, tanto material como social. Buscando siempre como objetivo la optimización de recursos y utilidad neta.

Ejemplo:

La Empresa “Mueblería Madero UIO”, cuenta con 3 trabajadores operarios y el dueño administrador de la Mueblería.

Un cliente solicita la compra de 200 sillas. 50 sillas en el momento y 150 sillas restantes para el fin de mes.

El dueño, revisa el stock de sillas en el sistema y se percata que cuenta con las 50 sillas disponibles en el momento. Entonces se compromete a entregar las 150 sillas restantes en el fin de mes.

Al momento del despacho el operario certifica que existe físicamente 30 sillas. Y que se produce apenas 80 sillas cada mes, debido a la falta de material de trabajo. En ese momento el cliente solicita la devolución del dinero y se dirige a comprar las sillas en otra Mueblería.

Ese momento el dueño de la Mueblería, decide contratar un administrador y un contador.

La organización funcional radica ahora que el administrador delega. Al personal operativo realizar un inventario cada viernes de semana. Rotando en esta función al operario cada 7 días. Entonces el contador público debe verificar el inventario físico con los existentes en el sistema.

Además, la administración solicita al contable. Constatar el tiempo de producción para fabricar cada silla por parte del operario; Y así presionar una mayor producción.

Todo con la finalidad de aplicar la comunicación y verificación de los productos. Entre los operarios, contabilidad y la dirección.

3)  Dirección

La dirección es otra de las funciones de la administración, que se encarga de dirigir a los subordinados. Mediante mensajes claros y oportunos, que permitan una devolución en acciones por parte de los trabajadores.

Además, es importante saber guiar al grupo mediante la motivación, buscando un buen ambiente laboral. Y a su vez una mayor productividad en sus labores. También, es necesario hacer cumplir los lineamientos, con los cuales la entidad se siente identificado. Para así aplicar una buena Administración de Empresas.

Ejemplo:

La Compañía “Solution IGK”, es una empresa de servicios. La cual tiene una estructura organizacional conformada por el Gerente General, encargado de hacer cumplir el correcto funcionamiento de la empresa a través de sus diferentes áreas y la toma de decisiones referente a la organización.

Entre las áreas de la empresa tenemos al jefe de departamento de marketing, que tiene 2 asistentes. El primero se encarga de las promociones y proveedores y el segundo del manejo de redes sociales.

Además, existe 1 jefe de departamento de Contabilidad. El mismo tiene a su cargo 3 asistentes; El primero se encarga de las cuentas bancarias, el segundo el manejo de activos fijos y el tercero se encarga de pagos y cobranzas.

La Dirección aplica en que cada jefe de departamento, se encarga de la supervisión del correcto cumplimiento de las funciones de sus asistentes. Teniendo la necesidad de corregirlos y reforzarlos para que entreguen una mayor productividad a la empresa.

Así también, los jefes de departamento deben reportar los resultados y novedades de su grupo de trabajo. Para que gerencia general se encargue de tomar las decisiones, en beneficio de la empresa.

4)  Coordinación

Hace referencia especial al recurso humano o trabajo en equipo. A la importancia del funcionamiento de cada área o puesto laboral, para cumplir un objetivo en común.

La coordinación es la encargada de unir esfuerzos y que cada departamento, área o grupo de trabajadores. Se sienta identificado con ese objetivo; Aportando con resultados a las funciones que realizan, para así lograr una mayor rentabilidad y eficiencia en la empresa.

Ejemplo:

La Empresa “Limpiecito Mia” se dedica a la producción de artículos de limpieza de pisos y muebles. Los operarios se encargan de producir los artículos para la venta en el mercado.

Cada vez que los operarios realizan el despacho de un nuevo lote de productos. Se registra y se verifica en el sistema por el contador de costos; Y es revisado físicamente por el jefe de producción.

Al realizar este proceso administrativo, los productos se encuentran listos para su comercialización. Posteriormente son reportados al departamento de marketing para que asignen precios y promociones.

Entonces se solicita a bodega, distribuir los productos a los diferentes puntos de venta que entrega la empresa.

En los puntos de venta, el encargado verifica la mercadería y realiza el pago mediante cheque o transferencia bancaria. Los cuales son depositados en la cuenta bancaria de la Empresa “limpiecito Mia” por el asistente de cobranzas.

Como se puede evidenciar en este ejemplo, existen diferentes áreas con diferentes funciones en una empresa. Sin embargo, todas son importantes en este proceso; Para lograr los objetivos que se ha trazado la organización.

5)  Control

El control administrativo es el encargado de monitorear, que todas las funciones administrativas o tareas planificadas se cumplan. Según los lineamientos de la empresa.

El control en la administración es el encargado de supervisar y verificar que todos los planteamientos o funciones de la administración se efectúen. Al igual que analizar y reportar todas las novedades o posibles desviaciones de lo planificado; Para así corregir y establecer mejoras.

Ejemplo:

La empresa citada anteriormente “Tecnology Uiog” dedicada a la venta de productos tecnológicos. Tuvo una supervisión a los elementos de administración, por parte de la administración general; Donde encontró las siguientes novedades:

  1. Las ventas fueron menores a las planificadas.
  2. La publicidad realizada en las redes sociales, no tuvieron la acogida esperada.

En este punto el administrador de empresas toma acciones, para que se cumpla lo planificado. Solicita a los vendedores que realicen un seguimiento postventa, para crear fidelidad con el cliente. Contemplando el regreso del cliente para que adquiera nuevos productos

Además, se reúne con la empresa de marketing y solicita que se efectúe publicaciones más atractivas. La consultora acepta la petición y también recomienda aplicar nuevas estrategias de email marketing; A lo cual la administración aprueba para que se aplique esta recomendación.

Estas acciones serán revisadas trimestralmente, todo con la finalidad de que se cumpla con los objetivos que busca la empresa.

Conclusiones:

Para que una organización administrativa pueda cumplir sus objetivos trazados. Es necesario aplicar minuciosamente el proceso de administración; Conocido también como las funciones de la administración de Henri Fayol.

  1. Planificar lo que quiere la empresa, con lo que conlleva las adversidades y estrategias para que pueda cumplir sus objetivos.
  2. Organizar correctamente los recursos materiales y humanos con la finalidad de aprovechar los mismos.
  3. Dirigir las diferentes áreas y departamentos para que se alineen con los objetivos de la empresa.
  4. Coordinar las actividades de cada empleado para que logre el objetivo de su área. Y de esa manera ayudar a cumplir los objetivos generales de la empresa.
  5. Controlar que se sigan los diferentes procesos y normas con los que se identifica la organización.

Tomando como referencia estas funciones del proceso administrativo. Hemos analizado la importancia de la administración. Por tal motivo, si queremos tener un modelo organizacional en nuestra empresa. Siempre será recomendable aplicarlo.

Ahora que conocemos las Funciones de la Administración. ¿Sabemos el tema relacionado al Talento Humano en las Empresas ?

Categorías: ADMINISTRACIÓN

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