Qué es Gestión de Proyectos Ejemplo

Publicado por Fabián Pérez M. en

Proyectos, Gestión

¿Qué es Gestión de Proyectos? ¡En este artículo descubre sus ventajas la metodología y un ejemplo práctico de Gestión de Proyectos ¡

Gestión de Proyectos es un conjunto de buenas prácticas para planificar y ejecutar proyectos, especialmente teniendo en cuenta el alcance, el calendario, el costo y la calidad. Un proyecto es una cadena de actividades planificadas para conseguir un resultado concreto. Veamos en detalle más del tema.

Concepto de Gestión de Proyectos

La Gestión de Proyectos está conformada por diferentes metodologías. Que cuenta con la ayuda de herramientas, recursos, capital humano y sobre todo un presupuesto establecido. Para cumplir dicho proyecto, es necesario aplicar sus diferentes etapas que son: Justificación, planificación, ejecución, supervisión y control y cierre del proyecto.

Un proyecto siempre será independiente, es decir puede ser realizado por una empresa que no tenga ningún vínculo con su giro de negocio. O a su vez puede ser realizado por una persona natural que cuenta con un presupuesto y quiere tener su negocio propio.

Ventajas de la Gestión de Proyectos

Entre los beneficios primordiales que podemos encontrar en la aplicación de la gestión de un proyecto son:

1)  Identifica y analiza las oportunidades y amenazas

Debido a que un proyecto no puede ser deliberado permite buscar los beneficios y prohibiciones para ponerse en marcha y esto es importante para que un proyecto tenga éxito. Porque les permitirá saber en qué aspectos pueden encontrar problemas y en cuales puedan dar soluciones o estrategias para que el proyecto siga su rumbo.

2)  Añade nuevas prácticas o mejora las aplicadas en beneficio del proyecto

Un proyecto puede tener dificultades o problemas en su curso, pero para eso existe exactamente la gestión. La misma que permite mitigar esos problemas a través de estrategias planteadas y aprobadas por el director del proyecto.

3) Ayuda a controlar de forma oportuna y eficaz los recursos suministrados para la ejecución del proyecto

Para que cualquier proyecto tenga éxito es fundamental que exista control interno. Debido a que pueden surgir errores humanos voluntarios e involuntarios, de maquinaria, tecnología, entre otros.

Una de las funciones del departamento de control, es que todos los desaciertos sean suprimidos. Para que el proyecto en sí cumpla sus objetivos; Y de esta manera efectuar, que todos los recursos empleados actúen de manera eficiente.

4) Ayuda a sincronizar entre los participantes del proyecto respecto a los objetivos y metas planteadas.

En todo proyecto se necesita que sus integrantes estén conscientes de las metas que tiene LA EMPRESA y hacia donde está enrumbada.

La Gestión de Proyectos ayuda a que se cumplan los objetivos grupales y empresariales. Ya que en un proyecto intervienen varias personas; Y no se puede admitir que los partícipes tengan diferentes intereses en relación al proyecto que realizan.

5) Ahorra tiempo y dinero

Con una planificación adecuada, se asegura que el trabajo se envíe a tiempo y dentro del presupuesto. Al utilizar métodos de gestión de proyectos, se puede trazar la trayectoria del proyecto desde el principio.

Además, ayuda a saber de antemano en qué punto se encuentran los plazos y los gastos previstos. De modo que puede asignar sus recursos de forma más eficiente; Ayudándole a evitar retrasos y gastos excesivos dentro del proyecto.

6) Mejorar la comunicación interna

Trabajar en conjunto siempre puede ser difícil. Sin embargo, con procesos de gestión de proyectos más eficientes, puede reducir la complejidad de la colaboración y trabajo mutuo.

Lo que permite aumentar la transparencia y garantizar la responsabilidad. Incluso cuando se trabaja con varios equipos o departamentos.

Gestión de Proyectos, Mejora la Comunicación Interna
Mejorar la Comunicación Interna

7) Tomar mejores decisiones empresariales

Llevar un registro claro de cómo avanza el proyecto, ayuda a comprender de mejor forma en qué se gastan los recursos. Igualmente coopera mediante las prioridades a tomar; Cuando en el transcurso del camino se desvía el objetivo del proyecto.

Una buena gestión de proyectos permite anticiparse a los problemas. Antes que se conviertan en tales; Para tomar decisiones más inteligentes basadas en datos concretos.

8) Mejorar las prácticas

La gestión de proyectos le ayuda a escalar el alto rendimiento y a desarrollar las mejores prácticas de su equipo. Utilizando los datos y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores; Y así poder identificar en qué aspectos, el equipo de trabajo se encuentra destacando y en cuáles hay margen de mejora.

A partir de la medición de sus KPI (Medición de recursos incluidos en el logro de objetivos). Se puede crear y hacer un seguimiento de los puntos de referencia personalizados; Para analizar cómo se encuentra laborando el equipo de trabajo proyecto tras proyecto.

Fases de la Gestión de Proyectos

1)  Justificación

En esta primera fase se evalúa y se mide la viabilidad del proyecto. Para empezar a desarrollarlo se deberá solicitar:

  1. Las justificaciones necesarias para realizar el proyecto. El mismo puede ser una oportunidad de negocio, crecimiento empresarial, entre otros.
  2. La factibilidad, es decir que tan beneficioso es realmente el proyecto. En este punto se evalúa los costos, el tiempo y sus objetivos trazados.

Podemos manifestar que un proyecto es aprobado o negado, en base a estos 2 requisitos. Donde se debe indicar la rentabilidad y la necesidad del mismo.

2)  Planificación

Una vez que el proyecto es aceptado es fundamental ejecutar un plan de proyecto. En el cual se especificará el rumbo a seguir y una guía de actividades a todos los partícipes. Para solucionar los diferentes problemas que surgirán en el transcurso del proyecto; Así también se enunciará las estrategias que se van a aplicar como parte del plan.

Finalmente la planificación buscará la eficiencia y eficacia de los recursos empleados. Midiendo y aprovechando los diferentes factores como tiempo, tecnología, maquinaria y personal participante del proyecto.

3)  Ejecución

Esta fase es la que va más asociada con la gestión de proyectos. Además, va de la mano con la planificación. Debido que en la ejecución de proyectos, es donde se pone en práctica todo lo presupuestado con anterioridad.

Mediante los recursos económicos, tecnológicos y capital humano. Así que tanto líderes como integrantes serán los encargados de que se cumpla el objetivo del designio.

4)  Supervisión y Control

La supervisión y control muchas veces se asocia con la fase de ejecución. Ya que en este proceso se tiene que revisar y controlar que todo este marchando de acuerdo a lo planificado; En el caso que existan algunas variables, se deberán  ajustar de acuerdo a las necesidades y rentabilidad del proyecto.

5)  Cierre del Proyecto

El cierre es otra de las fases del proyecto. Muy necesario primeramente por entregar los resultados obtenidos; Y así liberar los recursos para nuevos planes o inversiones.

Tomando en consideración que en todo proyecto se aprende de los aciertos y errores. Por tal motivo de los aciertos se debe replicar y de los errores corregir; Para que en futuras planificaciones exista mayor eficiencia.

Metodología para la Gestión de Proyectos

Entre las diferentes metodologías de proyectos existentes. Podemos mencionar las siguientes:

1) Metodología Secuencial

Este tipo de metodología secuencial clásica, tiene su sustento en finiquitar una fase para continuar con la subsiguiente. Por tal motivo, se debe argumentar mediante documentación el desarrollo y la terminación de cada ciclo; Ayudando a realizar un mejor control en sus fases de un proyecto de aplicación, por parte de las personas responsables.

Sin embargo, uno de los inconvenientes que presenta esta metodología de proyectos, es su característica inamovible. Tomando en consideración, que cuando se necesite efectuar cambios se debe volver al principio; Es decir comenzar de nuevo.

Entre la metodología de un proyecto dentro de esta categoría mencionamos:

Critical Chain Project Management (CCPM) y Critical Path Method (CPM).

2) Pmi/Pmbok

Esta tipo de categoría es instaurada por Project Management Institute. Traducida al idioma español (Pmbok) significa Guía del Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos.

No obstante, muchas personas expertas en Planificación de Proyectos no aplican esta metodología. Ya que consideran que es una sucesión de normas que se siguen para la dirección de proyectos. Y no es en sí una metodología en un proyecto establecido.

3) Agile

Este tipo de categoría se considera Agile. Ya que de ella se desprenden otros tipos de metodologías, entre las que podemos mencionar: Kanban, Adaptive Project Framewok, Scrum, entre otras.

En esta categoría se valoran ciertos componentes por encima de otros, tales como:

La cooperación como pilar principal, el cliente. Antes que la negociación de un contrato.

La aplicación de un software de gestión de proyectos. Sobre la documentación física.

La interacción con los empleados. Antes que la aplicación de herramientas y procesos.

La idoneidad de una respuesta. Sobre la posibilidad de seguir un plan de gestión.

4) Gestión de Cambio

Existen ciertas metodologías que se encargan de aplicar la Gestión de cambio. Específicamente en la planificación de riesgos; Donde se aplica el control de cambio cuando se considera necesario.

Entre ellos podemos manifestar:

Extreme Project Management, la misma ofrece una manera de efectuar cambios masivos. Lo que permite realizar la ejecución de proyecto.

Event Chain Methodology, en el mismo se llegan a efectuar una variedad de riesgos potenciales, que afectan directamente al proyecto y se encuentran fuera de su alcance.

La Gestión de Proyectos

Herramientas para una Buena Gestión de Proyectos

El software de gestión de proyectos es cada vez más innovador y menos limitado. De hecho, ocupan un lugar destacado entre las herramientas de gestión de proyectos. 

Tanto si es gestor de proyectos, desarrollador, comercializador o creativo. Los mismos permitirán ser mucho más productivo y facilitará el trabajo. Veamos cuáles son los más útiles.

1) Zoho

Zoho es un software que ofrece un completo conjunto de herramientas online a precios inmejorables. Zoho Project es un ejemplo perfecto; La oferta gratuita permite a un número ilimitado de usuarios trabajar en un proyecto con todas las características esenciales.

Entre las más significativas se encuentran: La gestión de tareas, la gestión de documentos, recursos humanos, los presupuestos y gestión del tiempo, entre otros.

Zoho además, tiene integraciones con Microsoft Project, G Suite y DropBox.

2) Basecamp

Es un software SaaS caracterizado por una interfaz extremadamente intuitiva. Estos proyectos informáticos permiten a los usuarios utilizarla sin demasiado esfuerzo en términos de aprendizaje inicial; Y se propone como una valiosa herramienta de colaboración. 

Una de las características de esta herramienta de Gestión de proyectos. Es la aplicación móvil, basada esencialmente en su integridad. Lamentablemente, este software no es gratuito, pero permite un periodo de prueba de 30 días.

Posteriormente ofrece un servicio eficiente todo incluido, a un valor aproximado de 100 dólares mensuales. Resultando económico a medida que aumenta el número de usuarios.

3) Redmine 

Es una solución de código abierto. El software de proyectos es gratuito, está reconocido a nivel mundial y ofrece todas las funciones que necesita para trabajar en modo proyecto; Independientemente de la configuración de su equipo.

Redmine debe estar alojado en sus servidores. Además, necesita un mantenimiento técnico mediante la seguridad SSL y con sus respectivas copias de seguridad. Por tal motivo el uso no es gratuito debido a sus costos de funcionamiento.

El software está especialmente fabricado para desarrolladores, pero su uso es adecuado para todo tipo de proyectos. Redmine es apreciado por su simplicidad, para la personalización de formatos de los tickets y los flujos de trabajo.

4) Trello

Trello entiende que la gestión de proyectos tiene que ver con la colaboración y la visualización del progreso de las tareas en curso. Además, esta herramienta de software; Permite crear proyectos en forma de tablas de varias columnas (personalizables).

Cada columna contiene tareas o ideas en forma de pestañas. Los colaboradores los mueven de izquierda a derecha en cada paso.

Trello es completamente gratuito en su versión básica y tiene una aplicación móvil bien diseñada. No obstante, esta versión gratuita plantea un problema de privacidad y seguridad de los datos.

La propia casa de software admitió que ofrece «más seguridad» en la versión de pago. Por último cabe manifestar que Trello, se parece más a un gestor de tareas que a una herramienta de gestión de proyectos; Ya que tiene defectos en las funciones de costos, tiempo y presupuesto dentro de la administración de proyectos.

5) Asana

Es una excelente herramienta de gestión de tareas que puede desplegarse en múltiples proyectos. La versión gratuita es suficiente, que para la mayoría de empresas pequeñas o medianas; No sea necesaria pasar a la versión de pago.

Lo más importante es que Asana permite distribuir las tareas a realizar entre todos los empleados. Por demás admite la colaboración en línea y el diálogo para trabajar de forma más eficiente; Facilitando el trabajo del gerente de proyectos.

Sin embargo, esta herramienta plantea algunos problemas de uso. Como el borrado demasiado fácil de tareas (con imposibilidad de recuperación); O la imposibilidad de personalizar los campos de las tareas. 

Por lo tanto, Asana es excelente para gestionar pequeños proyectos colaborativos. Pero no permite una gestión eficaz de la cartera de proyectos más amplia.

Herramientas de Gestión de Proyectos, El Software
Software de Gestión de Proyectos

Ejemplo Práctico:

A continuación exponemos la metodología de un proyecto ejemplo práctico. Para comprender de mejor manera la Gestión de Proyectos.

El Señor Ruperto Santa María C. Tiene ahorrado un capital de $20.000,00, con el cual busca abrir su propio negocio. Una amistad suya se encuentra vendiendo una ferretería, por motivo de viaje. Debido a que esta oferta de negocio es conveniente adquirirla; Por el sector estratégico donde se encuentra ubicada.

Se realiza el presupuesto de la ferretería para comprarla, donde se exponen los siguientes valores:

Local comercial$    7.000,00
Mercadería$    7.000,00
Muebles de oficina$    1.000,00
Permisos y patentes$       500,00
TOTAL:$  15.500,00
Dinero en Bancos$  20.000,00
= Dinero Disponible$    4.500,00

El capital para el proyecto será de $15.500,00. Y el Señor Santa María, sabe que no se puede sobrepasar este valor. Razón por la cual, en los primeros meses debe utilizar el dinero sobrante. Para cubrir los pagos de servicios básicos del local comercial, gastos de adecuaciones, abastecimiento de nueva mercadería para la venta y otros imprevistos.

La Proyección para recuperar la inversión del proyecto es de 8 años.

A partir del primer año, los ingresos alcanzan a cubrir los gastos que genera la ferretería.

Posteriormente, a partir del segundo año la ferretería tiene los siguientes movimientos mensuales:

Dinero Disponible$                           4.500,00
+ Ingresos mensuales netos$  700,00 X 12 =   8.400,00
Sueldo mensual Sr. Santa María$  450,00 X 12 =   5.400,00
Servicios básicos e internet$  150,00 X 12 =   1.800,00
Compra de mercadería$                      =   1.000,00
Depósito a plazo fijo (8 años)$                      =   1.500,00
=   Dinero Disponible:$                           3.200,00

A partir del cuarto año la ferretería tiene los siguientes movimientos mensuales:

Dinero Disponible$                               3.200,00
+ Ingresos mensuales netos$ 1.200,00 X 12 =  14.400,00
Sueldo mensual Sr. Santa María$   700,00 X 12  =    8.400,00
Servicios básicos e internet$   150,00 X 12   =   1.800,00
Compra de mercadería$                        =     3.000,00
Adecuación en el local comercial$                        =     3.500,00
=   Dinero Disponible:$                                  900,00

Se realiza un préstamo para la compra de una camioneta para trabajo. En una entidad financiera por el valor de $10.000,00 para pagar en 5 años.

Valores en el Octavo Año

Ante lo expuesto anteriormente, los valores de la ferretería hasta el año octavo son los siguientes:

Activo:

Caja$       900,00
Edificio (Local comercial)$    7.000,00
Mercadería$    1.000,00
Muebles de oficina$    1.000,00
Permisos y patentes$       500,00
Depósitos a plazo fijo$    1.500,00
Vehículo$  10.000,00
TOTAL:$  21.900,00
Pasivo:$        00,00
Patrimonio:$ 21.900,00

Ingresos:

Ingresos (Años 2 y 3)$       16.800,00
Ingresos (Años 4 hasta 8)$       72.000,00
Interés ganado depósito a plazo (8 años)$            960,00
TOTAL:$       89.760,00

Gastos:

Sueldos (Años 2 y 3)$       10.800,00
Sueldos (Años 4 hasta 8)$       42.000,00
Servicios básicos e internet$       12.600,00
Adecuación local comercial$         3.500,00
Pago préstamo e intereses$       14.500,00
TOTAL:$       83.400,00
Utilidad:$         6.360,00

Se podría manifestar al respecto que el señor Ruperto Santa María C. Recuperó su inversión e incrementó los activos por el valor de $ 6.400. Además, generó una utilidad de $ 6.360,00. A los 8 años de iniciado el proyecto.

Sin embargo, deberá abastecerse de nueva mercadería. Para seguir funcionando con el negocio de la ferretería.

Conclusiones:

Los pasos de proyecto se aplica a través de metodologías y herramientas, que van de acuerdo al plan realizado. Siempre teniendo en cuenta el presupuesto que fue asignado.

Aplicar la gestión de proyectos es beneficioso. Ya que permitirá a los involucrados identificar las fortalezas y amenazas. Al igual que añadir nuevas prácticas basadas en datos arrojados por el mismo.

Toda gestión de proyectos para ser eficiente, debe seguir las 5 etapas de un proyecto. Que mencionamos:

Etapas a Aplicar en la Gestión de Proyectos

Primeramente, se debe ver la justificación y factibilidad del mismo. Es decir el motivo, para realizar proyectos y los beneficios que traerá para el cliente.

Segundo planificación del proyecto. En esta fase se debe realizar un presupuesto y una  evaluación de las posibles oportunidades y amenazas que pueden surgir con el proyecto en marcha. Al igual de las estrategias a aplicar para disminuir el riesgo y aumentar su eficiencia.

Tercero la ejecución. Siempre deberá ir de la mano de la planificación para seguir los datos y procedimientos teóricos. Y posteriormente llevar a la práctica para cumplir el correcto proceso del proyecto.

Cuarto supervisión y control. Va muy alineada con la ejecución porque en la práctica es donde se realizará las correcciones en curso por variantes externas e internas; El personal encargado que hará cumplir lo anteriormente expuesto, será el departamento de control y supervisión.

Quinto, cierre del proyecto. Todo proyecto debe tener su finalización, en el mismo se permitirá destinar los recursos a nuevos proyectos. Para evaluar si se cumplió o no con lo planificado. Además, deberá entregar los resultados al cliente referentes a la rentabilidad y eficacia del mismo.

Finalmente, mencionaremos que la aplicación de un software gratuito de gestión de proyectos. Permite organizar y colaborar de mejor manera, ayudando a manejar coherentemente el presupuesto.

Sin embargo, los editores limitan las funciones y servicios asociados. O utilizan datos de los usuarios con fines publicitarios para generar sus propios ingresos.

Por este motivo es prioritario analizar, si amerita aplicar un software gratuito o pagado. Para cumplir los objetivos y expectativas que se desea aplicar en la gestión de proyectos.

Ahora que conocemos Qué es la Gestión de Proyectos. Sabemos ¿Qué es la Administración y su Importancia ?

Categorías: ADMINISTRACIÓN

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