Control Interno en una Empresa Ejemplos

Qué es el Control interno: Conoce la importancia, principios e implementación de un sistema de control interno, ejemplos prácticos.

La aplicación de normas de control interno en una empresa es muy trascendental. Ya que si la finalidad es crecer como organización en los ámbitos financieros y administrativos; Va a ser muy imprescindible ejecutar las responsabilidades y exigencias de cada integrante de la empresa de manera eficiente.

Además, si no queremos sorpresas en los controles de riesgo de la gestión empresarial. Debemos ser muy rigurosos en el control interno; El mismo ayudará a minimizar las contingencias en la aplicación de las funciones administrativas y financieras.

Una vez concentrados en pulir estos elementos, de seguro servirá de gran ayuda para la alta gerencia. En la búsqueda de objetivos de la empresa y en la toma de decisiones.

Al control Interno lo podemos asociar con la observación, comprobación, o inspección de los recursos o activos de la organización.

Entonces ¿Control Interno Qué es?

Concepto de Control Interno

Control Interno Definición: Es un sistema integrado, mediante la aplicación de un procedimiento de control que se encarga de revisar el cumplimiento eficiente de las operaciones. Y la fiabilidad de los registros que se suscitan en el día a día en el ambiente de negocios.

Este método de supervisión ayuda a proteger los recursos de la entidad. Como también, permite detectar errores y fraudes que se desarrollan en la organización. Determinando que se cumplan las normas, manuales, principios, procedimientos, políticas, entre otras; Adaptados dentro del marco de procesos de la empresa.  

El control interno importancia como un sistema de inspección. Debe ser aplicado desde las más altas esferas directrices, gerencia, personal operativo, administrativo, ventas; Es decir por todo el entorno empresarial.

En resumen, mientras la DEFINICIÓN DE EMPRESA va creciendo institucionalmente. El acompañamiento de inspección y control, debe ser más riguroso para llegar a obtener los ideales trazados en la misión empresarial.

Qué es el Control Interno de Acuerdo a la Nía 400

Ahora, veamos que nos manifiesta las Nías (Normas Internacionales de Auditoría) en su numeral 400.

Sin antes manifestar que estas normas son remitidas por la IFAC (Federación Internacional de Contadores). Para que los contadores o auditores puedan desarrollar sus actividades, basados en herramientas de calidad; Todo con la finalidad de obtener evidencias sustentables dentro del proceso de auditoría.

Veamos un fragmento de la Norma 400 en la definición del sistema de control interno:

¿Qué es Control Interno? El término «Sistema de control interno» significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable. El sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad.

Importancia del Control Interno en la Empresa

Los controles internos tienen su relevancia porque se encargan de investigar que la información financiera de la empresa sea confiable. Mediante el contenido final que son los estados financieros; Los mismos deberán ser detallados mediante el sistema contable o hardware contable de la entidad.

Por lo expuesto, el control interno de empresas que lleva a cabo dentro del sistema de contabilidad. Repercute su importancia en los siguientes aspectos:

1. El sistema de control interno es importante por el control y el cumplimiento que se debe realizar a las normas, manuales, políticas, procedimientos, reglamentos y estatutos de la empresa.
2. Mediante la aplicación de la norma de control interno de manera eficiente, se puede llegar a cumplir los objetivos trazados dentro de la organización.
3. Un tercer punto a tomar en cuenta es que mediante la aplicación de este control, podríamos llegar a detectar errores realizados por los trabajadores. E inclusive, permitiría localizar fraudes suscitados dentro de la entidad.
4. Los activos y otras cuentas contables registrados dentro de la contabilidad. Pueden ser verificados mediante un levantamiento de información física. Por lo cual ayuda a tener mayor confiabilidad en la preparación de los estados financieros.
5. Con la aplicación del control interno, permitirá progresar en el desarrollo de actividades de directivos y trabajadores referente a las funciones asignadas.
6. Mediante esta supervisión conseguiremos detectar que otras disposiciones dentro del marco normativo faltan. Con la finalidad de adaptarlas a las necesidades de la empresa.
7. También nos posibilita asegurar que la organización, se encuentra cumpliendo con las leyes y reglamentos adaptados por los entes de control dentro del país.
8. Finalmente, la aplicación de control interna de forma competente. Ayudará a la administración de la empresa, a tomar mejores decisiones para el crecimiento de la misma.

Objetivos del Control Interno

Dentro de los principales objetivos de Control Interno, citamos los siguientes:

1. Un primer objetivo de control interno empresarial, es vigilar que la organización establezca procesos dentro de su planeación. Capaces que sean adaptables a los requerimientos y características al concepto de empresa.
2. Promover los buenos valores a los trabajadores de la entidad, mediante políticas establecidas. Para minimizar los riesgos de corrupción y malas prácticas.
3. Examina con precisión y confiabilidad los registros contables. A tal punto de proteger las inversiones patrimoniales y activos de la empresa.
4. Determina mediante la aplicación de gestión de riesgos. Para la detección de errores dentro del concepto de empresa, que impiden conseguir los objetivos.
5. Revisa que las actividades que llevan a cabo los empleados y las FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN. Estén encaminados al cumplimiento de los objetivos de la marca.
6. Contribuye en la protección de los recursos de la empresa. Al señalar a la administración, los posibles riesgos que pueden afectar.
7. Asegura una mayor eficiencia en las operaciones administrativas y financieras. Proporcionando la correcta ejecución de funciones; Para obtener la misión y visión de la empresa, como otro objetivo del control interno.
8. Por último cabe mencionar, que el sistema integral de control interno. Contiene sus mecanismos adecuados en el control, verificación y evaluación.

¿Cuáles son los Principios del Sistema de Control Interno?

Podemos manifestar que el sistema de control interno se basa en siete principios principales para su implementación, los cuales son los siguientes:

1) La Segregación de las Funciones

La separación o segregación de funciones dentro de la empresa. Radica su importancia de control interno, en repartir las obligaciones de cada uno de los trabajadores de la entidad. Cabe indicar, que mientras las actividades se encuentren separadas con responsabilidades específicas; El riesgo empresarial se minimizará para efectuar actos fraudulentos.

Además, al realizar una auditoría se facilitará identificar. Las personas responsables del incumplimiento de normas, políticas y leyes aplicables en la empresa. Y el posterior seguimiento que se debe dar por parte del auditor, para el cumplimiento de los hallazgos de auditoria.

2) El Autocontrol

Otro asunto importante dentro de los sistemas de control interno. Es la supervisión que se debe realizar a los accesos del programa contable. Por este motivo es recomendable crear los usuarios y contraseñas a cada persona que efectúa sus actividades dentro del mismo.

Al desarrollar las funciones el ingeniero informático dentro de la entidad. Permitirá identificar los errores o diferencias de saldos de las transacciones mercantiles; En cada módulo que ejecutan los usuarios del software contable.

3) Levantamiento de Información Física de los Activos

Al llevar a cabo una auditoría o revisión de los activos de la empresa. Tanto al dinero en efectivo mediante arqueos de caja, el inventario o materiales y herramientas. Deben cuadrar los valores emitidos por el sistema de contabilidad a referencia de los saldos encontrados físicamente.

Para evitar contratiempos o diferencias en los saldos de los registros electrónicos. Se recomienda efectuar los arqueos, de manera sorpresiva y periódica. Finalmente en el tema de inventarios de la bodega de la empresa; Se podría llevar a efecto de manera trimestral, semestral o anual de acuerdo a las políticas de la entidad.

4) El Costo debe ser Menor que el Beneficio

Los valores incurridos para el control interno auditoría por parte de la marca. Deben ser los apropiados de acuerdo al tamaño de la organización. Es decir, el valor de la inspección en los activos y patrimonio de la empresa; No pueden ser más altos que las actividades diarias.

El costo beneficio debe ir de la mano en los resultados. Para satisfacción de los accionistas, administradores y clientes de la empresa.

5) La Eficacia

Los resultados y cumplimiento de los objetivos específicos y generales dentro de la organización. Van a demostrar si el trabajo de control interno contable fue eficiente.

Dicho en otras palabras, mientras mayor sea el rendimiento financiero y administrativo de la empresa. El sistema de control será considerado más competente.

6) La Confiabilidad

La aplicación de la partida doble. Es decir el equilibrio de valores medidos en unidades monetarias, tanto en el debe como el haber. Brinda confianza en los libros de contabilidad financiera; No obstante, el balance del software contable debe ser monitoreado constantemente, en los cierres del día y emisión de estados financieros.

Por consiguiente, los balances financieros. Son el fiel reflejo de la situación económica de la empresa. Es aquí donde se deben efectuar todos los ajustes contables, para garantizar los saldos de las cuentas en contabilidad.

7) Respaldos de Documentación Financiera

Toda transacción en contabilidad debe tener su documentación fuente, para respaldar los movimientos financieros. Entre ellos: Facturas, notas de venta, liquidación de compras, contratos, cheques, letras de cambio, solicitud de materiales, informe de gastos de viaje, entre otros.

Toda esta documentación contable ayuda a dilucidar cualquier interrogante o duda, que se tenga por parte de la administración o los accionistas de la empresa. 

Por ende, los pagos o gastos ocasionados dentro del giro del negocio. Deben ser coherentemente respaldados con comprobantes de venta y otros documentos habilitantes.

Implementación del Sistema de Control Interno

A continuación, vamos a enunciar 5 pasos que te ayudarán a implementar un sistema de control interno, acorde a tu empresa:

1) Establecer un Ambiente de Control Oportuno

El implementar una metodología o sistema de control interno dentro de la empresa, repercute de mucha disciplina y responsabilidad por parte de sus ejecutantes. Por ende debe existir el compromiso de efectuar las funciones asignadas dentro del manual descriptivo de cargos.

Además, es de vital importancia por parte del administrador de la empresa tomar cartas en el asunto. Designando responsables para el desarrollo de ciertas actividades:

Mediante la capacitación del personal, donde puedan transmitir a los otros funcionarios. La importancia que repercute el control en las áreas de trabajo de la empresa. En especial corregir las observaciones en el sistema interno por parte de los jefes inmediatos a sus subalternos.  

2) Evaluación de Riesgos dentro de la Empresa

Es sustancial que los accionistas, directivos, administradores y el equipo de trabajo conozcan los diferentes tipos de riesgo que pueden afectar a la organización. Para de esta manera poder minimizar o subsanar a lo que están expuestos.

En este caso lo más recomendable será:

• Determinar los hallazgos de auditoría existentes en las diferentes áreas de trabajo.
• Revisar si se está cumpliendo con los objetivos trazados por la entidad.
• Examinar el desempeño laboral en los departamentos, que han tenido cambios de personal.
• E identificar las actividades de trabajo más complejas dentro de la organización.

Una vez establecidas las clases de riesgos y el impacto que puede acontecer al negocio. El siguiente paso será efectuar las siguientes interrogantes:

• ¿En qué lugar se encuentra el mayor daño, que puede afectar a la empresa?
• ¿Cuál es la estimación de pérdidas que puede ocurrir en este departamento?
• ¿Qué control o estrategias voy a utilizar para evitar estos contratiempos en un futuro?

RECUERDA: Siempre será mejor corregir en el momento oportuno. Antes de que las pérdidas sean frecuentes y más difícil de solucionarlas.

3) Implementación de Acciones para el Control

En este punto el concepto de control, es imprescindible para tomar los correctivos del caso. Aplicando los procedimientos de control más rigurosos. Con la finalidad de contrarrestar los riesgos operativos, riesgos legales, riesgos de liquidez, riesgos de mercado, entre otros.

La ejecución del control interno es lo más aconsejable en toda institución. En todos los estamentos de la sociedad. Mediante esta supervisión se podrá realizar: Conciliaciones bancarias, arqueos de caja, verificación de cumplimientos de normas, políticas, estatutos, desempeño de actividades operativas, la segregación de funciones, control de activos, entre otros; Todo para alcanzar los objetivos de la empresa.

Para ello lo más recomendable será:

• Reconocer e identificar la normativa de la empresa y la legislación fiscal, para cumplir la administración integral de riesgos.
• Supervisar que los controles internos sean los idóneos, para evitar contingencias en un futuro.
• Implantar nuevos tipos de control interno. A sabiendas que las incongruencias y desfalcos podrían presentarse en cualquier actividad laboral.

4) Aplicar Sistemas de Comunicación

Es importante tomar en consideración la comunicación dentro de la empresa. Por consiguiente, en el grupo de acción de los trabajadores debe existir el diálogo y el intercambio de información; Para mejorar el desarrollo y control de sus actividades cotidianas.

Entre los elementos que debe cumplir un eficiente sistema de comunicación, podemos señalar los siguientes:

• Coordinar la información de las actividades realizadas entre áreas de trabajo. Para llegar a la meta propuesta por la administración.
• Aplicar el plan estratégico trazado, con miras al cumplimiento de los objetivos generales y específicos que tiene la organización.
• Entregar el contingente laboral por parte de sus participantes, para desplegar la realización de los sistemas de información. Asignando los recursos necesarios tanto operativos como financieros.

5) Supervisión Continua del Sistema de Control Interno

Finalmente, todo proceso en aplicación debe ser monitoreado, efectuando las correcciones necesarias. A tal punto que el concepto de sistema de control, pueda ser dinámico y adaptable a las necesidades.

El monitoreo continuo se aplica en la adaptación de las operaciones diarias. En consecuencia, para efectuar las evaluaciones de control contable; Se debe tomar como referencia los riesgos de control interno y la eficiente ejecución de la normativa aplicable en la empresa concepto.

El monitoreo constante debe contener lo siguiente:

• Programar el monitoreo de manera continua.
• Supervisar que se encuentre toda la documentación fuente, para realizar el monitoreo.
• Revisar la aplicación de la monitorización, mediante técnicas de auditoría para cumplir con este procedimiento.
• Verificar si los controles son verdaderamente los adecuados y funcionan de acuerdo a lo planificado.

Cabe recalcar que la aplicación de las normas del control interno. Es primordial revisar el cumplimiento de la planificación y sobre todo dar el acompañamiento para corregir a tiempo los hallazgos de la auditoría.

¿Cómo Efectuar los Respaldos de Control Interno?

Uno de los puntos muy importantes a considerar son los respaldos de documentación física auditados. Los mismos que deberán contener al pie de página las firmas de responsabilidad.

En la actualidad existen una variedad de softwares de auditoría de control interno y de respaldos de información; Los que podrán ser contratados por la empresa.

Además, nadie se encuentra exento de siniestros, tales como: Incendios, robos, desastres naturales, entre otros. Por tal motivo la administración de empresa, deberá contratar un seguro para resguardar los activos de la organización.

Los respaldos físicos efectuados en el control interno de la empresa. No deberá sufrir distinción alguna. Sin embargo, en caso de no existir un presupuesto para esta actividad, al menos se tendrá que digitalizar la información en un escáner, subir a la nube y posteriormente respaldar en un disco externo.

De esta manera podremos evitar una pérdida documental, muy importante para la empresa. Los que nos servirán para tomar las mejores decisiones; Con miras a una mejor gestión administrativa.

Ejemplos de Aplicación de Control Interno

Para continuar con el tema, a continuación vamos a mencionar algunos ejemplos de la aplicación del control interno de una empresa:

1. En una entidad bancaria: El cajero deberá recibir el dinero contado y cuadrado por parte de la jefatura de agencia, antes de empezar las actividades diarias.

Al momento que caja necesite realizar transferencias o pagos a terceras personas. El jefe de agencia tendrá que autorizarlo y este se encargará de recibir cuadrado los valores al cierre del día; Finalmente él tendrá la responsabilidad de enviar el reporte con sus respaldos al jefe superior, en la definición de control.

2. En un almacén de ventas de productos: El vendedor debe encargarse de mostrar los productos y los precios a los clientes.

Luego debe ir a bodega. Donde la persona encargada de esta función, deberá verificar la salida de la mercadería. Entonces el vendedor debe llevar la mercadería a la caja.

Posteriormente la cajera tiene que cobrar los valores por la venta del producto al cliente. Y finalmente las facturas deberán ser entregadas al contador para contabilizarlas.

3. En una Empresa de Venta de Servicios: El consumidor deberá acercarse a la persona encargada de información al cliente. Esta persona indica de manera detallada, los servicios que necesita el cliente o usuario.

Entonces el cliente se acerca a la caja para pagar los honorarios profesionales que necesita. Por último, el cajero transfiere la factura al profesional contable para realizar la contabilización.

Si conoces otro ejemplo de aplicación de sistema de control interno escribe en los comentarios.

Conclusión:

El control interno en una empresa es indispensable. Tanto en el trabajo de libre ejercicio profesional, microempresas, Pymes. Hasta en corporaciones internacionales de renombre.

Como pudimos analizar en los ejemplos anteriores, cada empleado tiene sus propias actividades. Entonces las funciones laborales de los trabajadores deben aplicarse a cabalidad: Todo de acuerdo a lo que estipula las normas, manuales o políticas de la empresa.

Cabe indicar, que el riesgo interno siempre estará latente en toda organización. Por aquello el auditor deberá efectuar recomendaciones para minimizarlos.

Entre las recomendaciones de auditoría que se podrían citar tenemos:

La actualización de manuales acordes a la realidad empresarial, efectuar inventarios rotativos periódicos, contratar seguros para siniestros de robo o incendio, evitar el despilfarro de útiles de oficina, entre otros.

Uno de los métodos más utilizados y referentes en el control interno es el Marco COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway). El mismo se encarga de supervisar o controlar de una manera más integral; En temas relacionados a gestión de riesgo empresarial, control interno y lucha antifraude.

No obstante, este será otro tema de estudio.

Ahora que conocemos un poco más sobre, Qué es el Control Interno de una Empresa. Ponemos a consideración un nuevo post.–) ¿Qué es la Auditoría Interna?