Hallazgos de Auditoría Ejemplos

Publicado por Fabián Pérez M. en

Qué son Hallazgos de Auditoría

Hallazgos de Auditoría ¿Por qué es importante los hallazgos dentro de la auditoría? Conoce las partes del hallazgo y ejemplos.

En este artículo te compartiremos los conceptos básicos para conocer estos términos con sus respectivos ejemplos. Para que tengas idea de cómo abordar este tema; Y puedas aplicarlo al momento de realizar una Auditoría.

Para reconocer el hallazgo en la auditoría es necesario la imaginación. Ya que, para considerar un hallazgo dentro de una empresa; Deberás tener la mente abierta a las posibilidades que menos imaginas.

Es recomendable leer con detallada atención este tipo de temas de interés a los términos y conceptos. Y estar sumamente concentrado para saber cómo hacer un hallazgo de auditoria e identificarlo.

¿Qué son Hallazgos en la Auditoría?

El Hallazgo en la auditoria es considerado como el descubrimiento en documentos, declaraciones, sucesos o eventos. Que básicamente nos ayuda para evaluar o indagar las posibles tendencias a encontrar irregularidades; Dentro de la realización de una auditoría.

Hallazgo Auditoría es encontrar acontecimientos que fueron verificados. Y que fueron aplicados fuera de una normativa legal vigente.

Tipos de Auditoría

Dentro de las evaluaciones como objetivo de control. Podemos encontrar una lista extensa de tipos de auditoria. Es por aquello que debes tomar de manera minuciosa e imaginativa, cualquier labor de la auditoria; Sea empresarial, social, política, entre otras.

Dentro de las empresas en las que podrías ejercer un proceso de auditoria. Llegarías a encontrar diferentes tipos de auditoria; Que de acuerdo a su labor pueden ser las siguientes:

Auditoria Financiera | Auditoría Administrativa | Auditoría Externa | Auditoría Interna | Auditoría de Marketing | Auditoria SEO | Auditoria de Procesos | Auditoria de Calidad | Auditoria de Gestión | Auditoría Fiscal | Auditoría Ambiental | Auditoria Forense | Auditoria Judicial | Auditoría Informática | Auditoría de Recursos Humanos | entre otras.

Importancia de los Hallazgos en Auditoría

La importancia de los hallazgos de auditoria que encontremos en la ejecución de trabajo. En un porcentaje alto serán efectivos y oportunos; Para ayudar a corregir las anormalidades o errores de aplicación dentro del proceso de trabajo empresarial.

Más adelante conoceremos los términos que se clasifican como de conformidad y no conformidad.

Además, la realización de este tipo de actividad en la gerencia del auditor. Es muy importante para indagar, examinar y clasificar la documentación de las empresas; Con la finalidad de resolver los inconvenientes dentro del sistema de control interno.

Clasificación de los Hallazgos de Auditoria

Dentro de la clasificación de los hallazgos en la auditoría, podemos especificar dos formas concretas para definir su acción. Por lo tanto, esta clasificación la dividimos en dos según sus normas.

De Conformidad | De no conformidad

Hallazgos de Conformidad

La Auditoría de Hallazgo de conformidad es clasificado como el proceso exitoso o que cumple las expectativas trazadas.

La auditoría de conformidad podemos clasificarlas en: Observaciones y oportunidad de mejora.

De Conformidad Observaciones:

Es el hallazgo de auditoría que se realiza conforme a la supervisión, la redacción de documentos o almacenamiento de la información de procesos que van sucediendo. Todo para auditar un proceso hacia la mejoría de las acciones.

De Conformidad Oportunidad de Mejora:

Es el hallazgo auditoría donde se verifica el cumplimiento de las acciones requeridas anteriormente, por los procesos dados. Por lo tanto, no es un cumplimiento netamente seguro; Más bien en los procesos se puede ir mejorando la capacidad del cumplimiento e ir modificando para futuras mejoras.

Hallazgos de No conformidad

Los hallazgos de auditoría de no conformidad, se refiere al incumplimiento de las normas o requisitos específicos dentro de los procedimientos de una empresa. Razón por la cual no se han realizado estos procesos debidamente.

Hallazgos en la Auditoría

Partes del Hallazgo

Tenemos específicamente cuatro normas técnicas dentro del hallazgo en auditoría. Con el fin de evidenciar sus partes que lo componen:

Estos elementos que vamos a ver los identificamos como: Condición | Criterio | Causa | Efecto.

1) Condición

Cuando nos referimos a la condición en el hallazgo de la auditoría, queremos manifestar que es una referencia a un ambiente actual. Esta situación se produce cuando el auditor analiza las posibilidades dentro del ambiente laboral donde va a ejecutar la auditoría; Dado que, nos hacemos las preguntas necesarias para cada situación: ¿Cómo | Qué | cuándo | donde?

La condición establece en ¡Lo que es y lo que sucedió!. Con esta frase entendemos específicamente que son los hechos encontrados por el auditor; Y qué determina el incumplimiento de las normas requeridas.

Para cumplir las normas el auditor debe asegurarse que las evidencias sean objetivas, suficientes y relevantes.

El auditor cuando trabaja en la indagación de los hallazgos y lo desarrolla como tal. Debe comparar la Condición (lo que es) frente a los criterios (lo que debe ser)

2) Criterio

Se entiende como criterio cuando definimos la condición verdaderamente de “Lo que debe ser”. El auditor deberá entregar la opinión del balance a criterio correcto. Basado en las pruebas sustantivas de auditoría; Y en parámetros o reglas a seguir para determinar el cumplimiento de las mismas.

Ejemplo de Criterio:

Al evaluar los contatros de bienes y servicios que posee la empresa. Se debe considerar como prevención el desvío de los recursos. Para lo cual se debe tomar en cuenta el sistema de contratación, el control de los recursos y la evaluación de los procesos de como fueron contratados.

El criterio se entiende como una norma general en la auditoría. Para la aplicación de lo que determinan las normas, reglamentos, estatutos y leyes vigentes; Por así decirlo, se debe evaluar la situación actual de la organización.

Existen dos tipos de criterios dentro de esta norma a estimar: El criterio estándar y el criterio indirecto.

Criterio Estándar

Dentro del criterio estandar para emitirlo, se debe considerar que la entidad posea lo siguiente:

  • Las leyes vigentes del país.
  • Las normas, políticas, reglamentos, estatutos de la entidad.
  • Los contratos de trabajo.
  • Las metas y objetivos trazados dentro de la organización.
  • El presupuesto anual.
  • Entre otros.

Criterio Indirecto

Ahora para considerar un criterio implícito o indirecto, acontece cuando se han modificado ciertas normativas estándares:

Algunas de las características de los criterios indirectos. Tomando el mismo caso de los criterios estandares, son los siguientes:

  • El conocimiento del auditor de la ley vigente.
  • La aplicación eficiente de políticas, reglamentos y estatutos.
  • Las habilidades profesionales para interpretar nuevos adéndums a los contratos.
  • El sentido común en la interpretación del cumplimiento del presupuesto.
  • Capacitación continua del auditor sobre nuevas normativas. Entre otros.

Ejemplo:

Cuando se revisa la redacción de actas, documentos legales o comunicados. Es de total importancia transcribir los criterios correctos amparados en los artículos, clausulas o normas citadas en la documentación.

3) Causa

La causa prácticamente se deriva de la razón o razones (Por lo que sucedió la condición o por la falta de incumplimiento del criterio). Es decir, el auditor debe actuar en consecuencia de tales incumplimientos y plantearse las preguntas: ¿El por qué ocurrió? cada condición detectada. Para posteriormente descubrir las causas de esa infracción o incumplimiento.

Por este motivo uno de los puntos importantes a considerar por el auditor. Es usar su experiencia, criterio y habilidades para disminuir o prevenir que se repitan estas causas.

Ejemplos de Causas

Las causas más frecuentes que se pueden encontrar dentro de la administración de empresas, pueden ser las siguientes:

  • Deficiencia de comunicación entre el personal de cada área de la empresa.
  • Aplicación de procedimientos o normas de manera errónea.
  • La falta de capacitación al personal.
  • Falta de mecanismos y de monitoreo al personal o en la adquisición de productos.
  • Planificación y organización inadecuadas dentro de la entidad.
  • Ineficiencia en el control interno.
  • Entre otros.
Causas, Parte del Hallazgo
Parte del Hallazgo, Causa

Cabe manifestar, que suelen surgir muchas irregularidades dentro de una empresa. Por tal motivo el auditor tiene la tarea de minimizar el incumplimiento de las mismas.

4) Efecto

El efecto es el resultado de la condición encontrada, que puede ser potencialmente grave dependiendo de sus causas. El auditor de hallazgos actúa bajo las evidencias y según lo provocado; Para adelantarse a las acciones correspondientes y posteriormente informar la observación.

Los efectos generalmente se expresan en términos numéricos o cuantitativos. Como, por ejemplo:

  • En unidades monetarias.
  • Unidades de producción.
  • Numero de procedimientos.
  • Unidades de tiempo (Año, meses, semanas, día, hora, minutos, segundos).
  • Valores de dinero.

Los efectos llegan a persuadir al área auditada, para tomar las acciones necesarias y determinar una respuesta eficiente.

Ejemplo de Efecto

Algunos efectos posibles dentro de las causas pueden ser los siguientes:

  • Incremento a los costos.
  • Gastos indebidos.
  • Incumplimiento de las disposiciones generales.
  • Pérdida de ingresos exponenciales.
  • Ineficiencia de los recursos.
  • Metas no logradas o incumplidas.
  • Entre otros.

Características del Hallazgo

Las características del hallazgo posibilitan la oportunidad de construir una evidencia adecuada y relevante.

Entre las características más destacadas del hallazgo mencionamos las siguientes:

  • El trabajo se basa en hechos, en las evidencias argumentadas y sustentadas.
  • Los hallazgos, se llegan a obtener de la documentación observada.
  • Ayuda a ejecutar mediante una respuesta rápida.
  • Se llega a obtener referencias, mediante un muestreo a lo más destacado.
  • La información es objetiva y detallada.
  • Además, lo investigado es conveniente y fiable.
  • Y mediante esta técnica, llega a asegurar la mayor cantidad posible de evidencias.

Pasos para Identificar los Hallazgos

Para identificar los hallazgos en la auditoría se debe considerar los temas ya mencionados anteriormente en las partes del hallazgo:

Condición | criterio | causa | efecto

A continuación, vamos a identificar algunos otros pasos a seguir.

Revisar el Cumplimiento del Control Interno

Para mantener los cumplimientos de los sistemas de control internos de la auditoría. Se debe verificar mediante la realización de un análisis pormenorizado, para determinar que el cumplimiento de las normas sean sustentadas dentro del área revisada.

Las validaciones de los procesos deben ser especificadas por agentes internos a la empresa. Por lo cual el auditor debe constatar, para denotar que dichos procesos son los correctos.

Identificación del Hallazgo

La identificación del hallazgo refiere en determinar las causas del asunto o la ineficiencia de los cumplimientos dentro del sistema de control interno. Sin embargo, el auditor podría realizar una comparación; Mediante su propio criterio de las condiciones expuestas, para  mejorar dicho sistema.

Los criterios, son establecidos en las políticas de empresas, estatutos, normativas o por las directivas establecidas. Si estas no han sido instauradas todavía; El auditor deberá desarrollar según el criterio de su experiencia con mucha ética y cuidado.

Para identificar los hallazgos, el auditor deberá cumplir su cargo de la siguiente manera:

  • El profesional en auditoría, debe identificar los lineamientos de autoridad y de responsabilidad.
  • Determinar las causas de la ineficiencia al cumplimiento de las normas.
  • Comprobar que el incumplimiento de estas normas son en casos determinados o en una condición a mayor escala.
  • Se comprueba y se determina los efectos negativos que produce o puede producir el incumplimiento e ineficiencia de la norma.
  • Redactar o reunir toda la evidencia posible y detallada.
  • Conseguir toda la información posible de identidades internas o externas que se encuentran afectadas. Por los efectos que puedan suceder en el hallazgo encontrado.

Comunicación del Hallazgo

Una vez determinado la observación del hallazgo en la carencia de la aplicación de la norma. Es necesario notificar o anunciar a los usuarios que fueron auditados, para que tengan la opción de exponer sus descargos o su defensa; Mediante pruebas o argumentos convincentes que puedan presentar ante lo sucedido.

Este proceso de comunicación es de total importancia, para la identificación y observación del hallazgo. Para así asegurarse de forma clara y oportuna que en verdad se han incumplido los elementos encontrados en el hallazgo de la auditoría:

Se recomienda realizar la comunicación del hallazgo de la siguiente manera:

  • Comunicar la situación del hallazgo encontrado.
  • Emplear el criterio de auditoria considerando lo que sea correcto.
  • Explicar la situación del por qué sucedió el acontecimiento.
  • Posteriormente expresar los efectos adversos que pueden ocurrir, como consecuencia del hallazgo.
  • Finalmente, emplear los atributos del auditor dependiendo la relevancia de lo encontrado.

El auditor procede a determinar las acciones correspondientes a la causa. Mediante las recomendaciones o disposiciones amparadas dentro de la normativa vigente.

En conclusión la información obtenida por el auditor y el desarrollo del hallazgo. Debe estar redactado y almacenado como historial de sucesos;  Con la finalidad de corregir y evitar que vuelva a suceder los mismos incumplimientos.

Dar el Seguimiento a los Hallazgos de Auditoría
Hallazgos de Auditoría, Seguimiento

Seguimiento a los Hallazgos de Auditoria

Es muy importante mantener un seguimiento constante a estos parámetros del sistema de funcionamiento. Ya que evita la ineficiencia o el incumplimiento de estas normativas; El director general de auditoria, deberá establecer un sistema de seguimiento o vigilancia de las normas generales de la empresa de la siguiente manera:

  • Mantener un registro general dentro o fuera del horario laboral, que requiera respuestas directas para precisar y medir las observaciones del área auditada.
  • Evaluar la respuesta de los sistemas de seguimientos.
  • Verificar si responden adecuadamente a estos sistemas de vigilancia. De manera que haya respuestas eficientes.
  • Monitorear si los métodos de seguimientos empleados. Son los apropiados para la ejecución del trabajo realizado.

Existen ciertas observaciones que resultan ser agravantes para la empresa, por tal motivo se requerirá de la presencia del Gerente General. Para actuar con mayor precisión, dentro de esta actividad encargada de vigilancia y supervisión.

Todo con el objeto de cumplir de manera satisfactoria, las observaciones o hallazgos dentro de la Auditoría Interna o externa. Hasta terminar definitivamente con el cumplimiento de las recomendaciones implementadas.

¿Qué Factores Afectan en el Desarrollo de los Hallazgos?

Existen condiciones que se salen de los parámetros en las normas de la auditoría. Sin embargo, aunque se sigan los lineamientos puede ocurrir acciones o sucesos que se escapan de los parámetros del auditor; Estos sucesos pueden ser internos o externos:

  • Pueden surgir condiciones de fuerza mayor que pueden acontecer en el desarrollo de los hallazgos.
  • Complejidad al momento de desarrollar las operaciones de trabajo.
  • Una mala práctica del criterio del auditor.
  • Descontrol y mala interpretación dentro del desenvolvimiento de la auditoría.
  • Diferencia y falta de información por parte de los directivos o trabajadores de la empresa para realizar la auditoría.
  • Existe la posibilidad de que algún directivo, NO permita llevar a cabo la investigación: Ya que puede estar inmerso en hechos dolosos dentro de la organización.
  • Posibles hechos que fueron obviados en el hallazgo para realizar un trabajo confiable.
  • Competencia entre distintos auditores, distorcionando sus criterios sin llegar a coincidir sus puntos de vista.

Por último cabe manifestar que en el campo de la auditoría. Se pueden encontrar muchos factores, de los cuales el profesional auditor debe estar preparado para disolver; Todas las posibles afecciones que puedan surgir dentro del ámbito organizacional.

Ejemplos de Hallazgos de Auditoría

Dentro de los ejemplos de hallazgo se puede ser un tanto metódico para entenderlo, por tal motivo. A continuación, vamos a mencionar ciertos ejemplos prácticos de hallazgos que con anterioridad hemos tratado:

No conformidad | Observación | Oportunidad de Mejoría.

1) Ejemplos de Hallazgo que Incorpora la No Conformidad

Supongamos que en una empresa de ventas relacionados a productos de electrónica. Tiene unos parámetros establecidos por la directiva de seguridad y administración; Por los cuales se dictan procedimientos (X, Y, Z) para ser aplicados.

Con el objetivo de cumplir los lineamientos necesarios, para que el producto sea recibido en las bodegas de la empresa. Y distribuirlo, de manera óptima a los clientes de la entidad.

Si el administrador, distribuidor o vendedor, se salta uno de los procedimientos establecidos… Podría generar pérdidas para la organización.

En la revisión del proceso de venta del producto. Los Hallazgos deberán detectar las faltas e incumplimientos mediante la monitorización u otros métodos, redactados dentro de su informe; Además, de presentar las fallas ocurridas dentro del proceso con su respectiva documentación de soporte.

2) Ejemplo de Hallazgo que Incorpora la Observación

Aplicando el mismo ejemplo expuesto en la aparte de arriba (De la empresa de ventas de productos electrónicos).

Básicamente en este punto citaremos los métodos que el auditor emplea para analizar las áreas de trabajo a observar. Con la intención de saber si cumplen o no con las políticas y normas establecidas por dicha entidad.

Estos métodos de auditoria pueden ser de tipo vigilancia o supervisión.

Cámaras de seguridad | micrófonos | documentación de respaldo | encuestas | observaciones específicas.

Los empleados y trabajadores deben estar concientes que están siendo grabados por las cámaras. Por la razón, que el uso de este instrumento; Se encuentra detallado dentro de las políticas de seguridad.

3) Ejemplo de Hallazgo para una Oportunidad de Mejora en el Proceso de Monitoreo

Podemos citar ciertos detalles importantes que pueden ayudar a mejorar este tipo de procesos:

  • Exponer las recomendaciones de los hallazgos a cumplir por parte de los empleados dentro de la empresa, mediante herramientas tales como: | Correos electrónicos | Carteles | Carteleras informativas | entre otros.
  • La empresa puede considerar la emisión de cursos especializados con diplomado y certificado. Con el fin de mejorar la calidad y acción dentro de cada área a destacar.
  • Los riegos y las oportunidades en el negocio son muy importantes, por ello se debe elaborar una normativa para la organización que sea efectiva. Con el objetivo de incentivar la motivación y salvaguardar los recursos de la empresa.
  • Reforzar o implementar más recursos informativos a cada empleado. Con la finalidad de cumplir todas las recomendaciones del informe de los hallazgos de auditoría.

Conclusión:

Para ejercer el trabajo de auditoría en la indagación de hallazgos. Se recomienda al auditor estar lo suficientemente capacitado en las leyes vigentes de cada país. Analizar e interpretar de manera correcta los estatutos, normas, políticas, procedimientos, principios de contabilidad generalmente aceptados, normas internacionales de información financiera, normas de auditoría generalmente aceptadas, entre otras.

En un principio se deberá detectar los hallazgos de auditoría. Posteriormente para comunicarlos y al final dotar las recomendaciones necesarias, precisas y oportunas para superar las irregularidades encontradas en la auditoría; Y en lo posible con este tipo de sugerencias, evitar futuras negligencias de aplicación normativa.

No olvides que la capacitación contínua ayudará a reforzar las técnicas de auditoria en su investigación.

La psicología de la persona | Los procesos administrativos | La técnica de auditoría basada en riesgos | El desarrollo de informes de auditoría, | entre otros… Dotará de la experiencia necesaria para manejar posibles situaciones adversas; Que puedan presentarse en los diferentes tipos de auditoría.

Ahora que conocemos Qué son los Hallazgos de Auditoría. Sabemos en verdad ¿Qué es la Auditoría Financiera?

Categorías: AUDITORÍA

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